ChatGPTを使っていると、「文章を作る」「メール文を整える」「資料の構成を考える」といった使い方に目が向きがちです。
もちろん、それだけでも便利です。
しかし、実務で使っていると、AIの価値はそれだけではないと感じる場面があります。
先日、九州方面での研修に向けて、ChatGPTに持ち物リストの整理を手伝ってもらいました。
私が考えていたのは、ノートPC、充電器、USBメモリ、研修資料、営業先に見せる資料、名刺、書類などです。
ところが、ChatGPTはそこから一歩進んで、こちらが明示していなかった「天気」まで考え、雨対策を提案してきました。
しかも、単に「傘を持ちましょう」ではありません。
PC、書類、USB、ケーブル類が濡れないように、防水袋やビニール袋まで準備するように提案してきたのです。
正直、これは少し驚きました。
相談したのは、出張の持ち物リストだった
今回、ChatGPTに相談したのは、研修出張の持ち物リストです。
研修や営業訪問では、持ち物が意外と多くなります。たとえば、次のようなものです。
- ノートPC
- PC電源アダプタ
- HDMI変換アダプタ
- USBメモリ
- 研修スライド
- 紙資料
- 名刺
- 筆記用具
- 営業先に見せる資料
- 書類
- 移動情報
- 宿泊情報
これらを頭の中だけで整理していると、どうしても抜け漏れが出ます。
そこで、ChatGPTに「持っていくもの」「不要なもの」「前日までに買うもの」を整理してもらいました。
私がChatGPTに伝えた内容は、概ね次のようなものでした。
九州方面で研修があります。
7月〇日から1泊2日です。
ノートPCを使い、研修スライド・資料データなどはUSBに入れてバックアップとして持参します。
営業先に見せる資料も1部印刷します。
持っていくもの、不要なもの、前日までに買うものを整理してください。
この段階で、私が求めていたのは、普通の持ち物リストです。
PCを入れたか。
充電器を入れたか。
USBを入れたか。
名刺を入れたか。
資料を印刷したか。
そういう確認をしたかったわけです。
ところが、ChatGPTは天気まで考えた
意外だったのは、ChatGPTがこちらから「天気も調べて」と明示していないにもかかわらず、行き先と日程から天気リスクに触れてきたことです。
匿名化して、回答の趣旨を整えると、次のような内容でした。
7月〇日の九州方面は、雨を前提に準備した方がよいです。
初日はにわか雨、翌日も雨またはくもり時々雨の予報が出ています。
折りたたみ傘だけでは弱いため、書類・PCの防水対策を入れてください。
ここで重要なのは、ChatGPTが単に「傘を持ってください」と言っただけではないことです。
天気を踏まえたうえで、
- 折りたたみ傘だけでは不十分
- PCが濡れると困る
- 書類が濡れると困る
- USBやケーブル類も水濡れに弱い
- だから防水対策を入れるべき
という流れで、準備リストを組み替えてきました。
これは、自分では考えていなかった視点でした。
そこから出てきたのが、ビニール袋やジップロックだった
その後、ChatGPTは持ち物リストの中に、雨・防水対策を追加しました。
実際の回答を匿名化して抜粋すると、次のような内容です。
雨・防水対策
・折りたたみ傘
・書類用クリアファイル
・PC用の防水袋またはビニール袋
・USB・充電器用の小袋
・タオル
・替え靴下
・濡れ物用ビニール袋
・小さめのレジ袋数枚
さらに、前日までに買うものとしても、次のような提案が出ました。
前日までに買うもの
・手土産
・ケーブル類を入れるビニール袋
・書類保護用のビニール袋
・濡れ物用ビニール袋
このとき出てきたのが、いわゆるジップロックのような袋です。
もちろん、ジップロックそのものがすごいわけではありません。
重要なのは、AIが「PCを持っていく」という情報から、
「雨が降るなら、PCを濡らさない対策が必要」
というところまで考えた点です。
人間は「持ち物」は考えるが、「当日使えなくなる条件」は見落としやすい
今回の気づきは、ここにあります。
人間は、出張や研修の準備をするとき、どうしても「持っていく物」を中心に考えます。
- PCを持ったか
- 充電器を持ったか
- USBメモリを持ったか
- 資料を印刷したか
- 名刺を入れたか
- 書類を持ったか
もちろん、これらは大切です。
しかし、実務で困るのは「忘れ物」だけではありません。
持っていったのに、当日使えない。
持っていったのに、雨で濡れる。
持っていったのに、資料が折れる。
持っていったのに、ケーブル類がバッグの中で散らかる。
こういうこともあります。
整理すると、次のような違いです。
| 人間が考えやすいこと | 実際には追加で考えたいこと |
|---|---|
| PCを持っていく | 雨で濡れないようにする |
| USBを持っていく | 紛失・水濡れ・破損を防ぐ |
| 充電器を持っていく | ケーブル類をまとめて管理する |
| 資料を印刷する | 移動中に折れたり濡れたりしないようにする |
| 名刺を持っていく | 名刺が濡れないようにする |
| 傘を持っていく | 濡れた傘をどこに入れるか考える |
ChatGPTは今回、この右側の視点を出してきました。
つまり、単なる持ち物リストではなく、
「当日、その持ち物が使えなくなる条件」
まで考えてくれたわけです。
AIは「頼んだ作業」から、周辺リスクを拾うことがある
今回の一番のポイントは、ChatGPTがこちらの依頼を少し広げて考えたことです。
こちらの依頼は、あくまで持ち物リストの整理でした。
しかし、ChatGPTは、
- 行き先
- 日程
- 研修という目的
- PCを使うこと
- 紙資料を持つこと
- 営業先に資料を見せること
これらを組み合わせて、天気や雨対策まで考えました。
これは、AI活用においてかなり重要な使い方です。
AIは、単に「作業を代行する道具」として使うだけではありません。
条件を渡すことで、人間が見落としている周辺リスクを拾わせることができます。
士業や中小事業者の実務では、こうした小さな抜け漏れが意外と大きな差になります。
たとえば、営業訪問で資料が濡れていたら印象が悪くなります。
研修会場でPCが不調になれば進行に影響します。
名刺が濡れてよれていれば、細かい部分で信頼を落とします。
小さな準備ですが、実務では重要です。
出張準備をAIに相談するときのコツ
今回のように、ChatGPTに出張準備や研修準備を相談する場合は、単に「持ち物リストを作ってください」と聞くより、条件を具体的に渡した方が、役に立つ情報を出してくれます。
たとえば、次のように聞くと使いやすくなります。
明日、県外で研修があります。
1泊2日です。
目的：
・研修講師として参加
・ノートPCでスライドを使う
・紙資料と名刺を持参する
・営業先に資料を見せる予定がある
・書類も持参する
考えてほしいこと：
・絶対に持つもの
・仕事道具
・紙資料
・データ類
・雨や移動中のトラブル対策
・当日困りそうな抜け漏れ
・前日までに買うもの
表形式で整理してください。
ここで重要なのは、
「雨や移動中のトラブル対策」
「当日困りそうな抜け漏れ」
まで考えるように入れることです。
AIは、こちらが渡した情報をもとに考えます。
そのため、目的や状況が曖昧だと、一般的な旅行リストのような回答になりやすくなります。
一方で、研修、PC、紙資料、営業先、書類、雨、移動といった条件を渡すと、より実務に近いリストになります。
ただし、AIの回答は最後に人間が確認する
便利ではありますが、AIの回答をそのまま信じ切るのは危険です。
天気予報は変わります。
交通情報も変わります。
会場の設備も、実際には確認しなければ分かりません。
また、HDMIが必要か、会場にモニターがあるか、電源が使えるか、ネット環境があるかといった点も、AIだけでは確定できません。
AIは、最終判断者ではありません。
ただし、準備段階で、
「そこまで考えていましたか？」
と横から確認してくれる存在にはなります。
今回も、ChatGPTの提案を見たうえで、実際に何を持っていくか、何を買うかは自分で判断しました。
AIに任せるのではなく、AIに抜け漏れを出させる。
この使い方が、実務ではかなり役に立ちます。
まとめ：AIは文章作成だけでなく、準備の抜け漏れ確認にも使える
今回、ChatGPTに出張準備を相談して一番驚いたのは、こちらが明示していなかった天気リスクまで考え、雨対策を提案してきたことでした。
しかも、単なる「傘を持つ」ではありません。
PC、USB、ケーブル、資料、名刺など、当日使うものが雨で使えなくならないように、防水袋やビニール袋まで提案してきました。
これは、文章作成とはまったく違うAIの使い方です。
AIは、条件を渡すことで、作業そのものだけでなく、周辺リスクも拾ってくれることがあります。
出張前。
研修前。
営業訪問前。
顧問先との打ち合わせ前。
こうした場面で、ChatGPTに準備リストを作らせるだけでも、見落としが減ります。
大切なのは、
「何を持っていくか」だけでなく、
「当日、何が起きると困るか」まで考えさせることです。
AIは、文章を書くためだけの道具ではありません。
実務の小さな抜け漏れを減らすための、確認役としても使えます。